Asystent głosowy w salonie fryzjerskim: 5 sytuacji, w których oszczędza czas
Telefon w salonie dzwoni zwykle wtedy, gdy nikt nie ma wolnych rąk. Oto pięć codziennych sytuacji, w których asystent głosowy przejmuje rozmowę, a zespół zostaje przy kliencie na fotelu.
W tym artykule
Telefon dzwoni, gdy nikt nie ma wolnych rąk
Fryzjerka nakłada farbę, gdy dzwoni telefon. Ma do wyboru dwie złe opcje: przerwać pracę i odebrać w rękawiczkach albo pozwolić, żeby telefon dzwonił. W pierwszym przypadku czeka klientka na fotelu. W drugim osoba, która chciała się umówić, może zadzwonić do innego salonu.
W małym salonie nie ma recepcji. W większym recepcja ma też inne zadania: wita gości, sprzedaje kosmetyki i rozlicza wizyty. Dlatego część rozmów można przekazać asystentowi głosowemu, takiemu jak 4SupAI. Poniżej pięć sytuacji, w których widać to najwyraźniej.
- Asystent odbiera, gdy zespół pracuje przy kliencie, a także wieczorem i w niedzielę.
- Umawia wizytę na konkretną usługę, do wybranej osoby i na tyle czasu, ile ta usługa trwa.
- Przenosi i odwołuje wizyty, a na pytania o ceny i dojazd odpowiada z bazy wiedzy salonu.
1. Telefon w trakcie koloryzacji albo strzyżenia
To najczęstsza sytuacja i najbardziej kłopotliwa. Każde odejście od fotela wydłuża wizytę i rozprasza. Klientka słyszy rozmowę o cudzym terminie, a fryzjerka traci rytm pracy.
Asystent głosowy odbiera połączenie, przedstawia się jako asystent salonu i pyta, w czym może pomóc. Salon zachowuje swój numer. Przekierowanie można ustawić tak, żeby asystent odbierał tylko wtedy, gdy nikt nie podnosi słuchawki albo linia jest zajęta. Gdy ktoś z zespołu ma wolną chwilę, nadal może odebrać sam.
Po pracy wystarczy zajrzeć do panelu. Każda rozmowa ma nagranie i transkrypcję, więc widać, kto dzwonił i czym rozmowa się skończyła. Nie trzeba oddzwaniać na nieznane numery i dopytywać, o co chodziło.
2. Rezerwacja na konkretną usługę i do wybranej osoby
W salonie wizyta wizycie nierówna. Strzyżenie męskie trwa krócej niż koloryzacja z modelowaniem, a klientka często chce iść do tej samej osoby co ostatnio. Rezerwacja przez telefon wymaga więc kilku pytań i zajrzenia do grafiku.
Asystent zadaje te pytania po kolei: jaka usługa, do kogo i kiedy. Czas wizyty dopasowuje do usługi, więc w kalendarzu nie zostają za krótkie ani za długie okienka. Jeśli wybrana osoba nie ma wolnego terminu, asystent proponuje najbliższe wolne godziny albo inną osobę z zespołu.
AsystentDzień dobry, tu asystent głosowy salonu fryzjerskiego Lustro. W czym mogę pomóc?
KlientkaDzień dobry. Chciałabym się umówić na koloryzację do pani Magdy, najlepiej w przyszły piątek.
AsystentPani Magda ma w przyszły piątek wolny termin o 14:00. Koloryzacja z modelowaniem zajmie około dwóch i pół godziny. Czy ten termin Pani odpowiada?
KlientkaTak, poproszę.
AsystentWizyta jest zapisana na piątek na 14:00 u pani Magdy. Czy mogę pomóc w czymś jeszcze?
3. Przeniesienie albo odwołanie wizyty
Klientka nie zdąży w środę i chce przenieść wizytę na sobotę. Jeśli nie może się dodzwonić, często po prostu nie przychodzi. Salon dowiaduje się o tym dopiero wtedy, gdy fotel stoi pusty.
Gdy przeniesienie i odwołanie wizyty są łatwe o każdej porze, klienci mają mniej powodów, żeby nie dać znać. Asystent odnajduje wizytę, proponuje nowy termin i od razu aktualizuje kalendarz. Zwolnione okienko widać w grafiku, więc zespół może je zaproponować komuś innemu.
Nie każde zwolnione okienko uda się zapełnić. Każde, o którym salon wie dzień wcześniej, daje jednak szansę na nową rezerwację.
4. Pytania o ceny, dojazd i godziny otwarcia
Duża część telefonów to pytania, na które odpowiedź jest zawsze taka sama. Ile kosztuje keratynowe prostowanie? Czy przy salonie jest parking? Do której salon jest otwarty w sobotę? Czy można zapłacić kartą?
Asystent odpowiada na nie z bazy wiedzy, którą salon przygotowuje raz, a potem tylko aktualizuje. Gdy pada pytanie, na które w bazie nie ma odpowiedzi, asystent nie zgaduje. Takie pytanie trafia do zakładki „Pytania do uzupełnienia” w panelu, razem z liczbą rozmów, w których padło. Wystarczy dopisać odpowiedź, a asystent użyje jej w kolejnych rozmowach.
Do bazy wiedzy warto wpisać:
- cennik usług, z przedziałami cen, jeśli cena zależy na przykład od długości włosów,
- godziny otwarcia, także w święta i długie weekendy,
- adres, dojazd i informację o parkingu,
- formy płatności i zasady zadatków, jeśli salon je pobiera,
- zasady odwoływania i przenoszenia wizyt.
5. Telefony wieczorem i w niedzielę
O wizycie u fryzjera wiele osób myśli dopiero wieczorem, po pracy. Salon jest wtedy już zamknięty. Część z tych osób zadzwoni następnego dnia, a część umówi się tam, gdzie da się zarezerwować termin od razu.
Asystent głosowy odbiera przez całą dobę, siedem dni w tygodniu. Wieczorem i w niedzielę może przyjąć rezerwację, przenieść wizytę albo odpowiedzieć na pytanie. Rano zespół widzi w kalendarzu nowe wizyty, a w panelu wszystkie rozmowy z wieczoru i nocy.
Od czego zacząć
Przygotowanie salonu do pracy z asystentem warto zacząć od trzech rzeczy:
- Lista usług z czasem trwania. Asystent musi wiedzieć, ile czasu zarezerwować na każdą usługę i kto z zespołu ją wykonuje.
- Grafik zespołu. Dni i godziny pracy każdej osoby, przerwy i urlopy.
- Najczęstsze pytania. Przez tydzień warto zapisywać, o co klienci pytają przez telefon. Z tej listy powstaje baza wiedzy.
Dobrym pierwszym krokiem jest też przekierowanie tylko na czas, gdy nikt nie odbiera. Zespół od razu widzi, ile rozmów przejął asystent, i może zdecydować, czy rozszerzyć jego godziny.
Więcej o przygotowaniu placówki do pracy z asystentem piszemy w artykule „Jak przygotować bazę wiedzy dla asystenta głosowego: checklista”. Jeśli salon jest otwarty dłużej niż trwa dzień pracy rejestracji, przydatny będzie też artykuł o telefonach po godzinach.
